Seit 2014 und in letzter Fassung im Dezember 2019 veröffentlicht das Bundesfinanzministerium die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD sind die Arbeitsanweisung des Bundefinanzministeriums an die nachgeordneten Finanzbehörden (Finanzämter) für die Durchführung von Betriebsprüfungen, die sich in der letzten Fassung an der wachsenden Digitalisierung der Organisation der Steuerpflichtigen ausrichtet und hier nach Defiziten in der Buchhaltung sucht, wie etwa bei der

• Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (Tzn. 30 ff. GoBD, § 145 Abs. 1 AO)
• Vollständigkeit (Tzn. 36 ff. GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
• Richtigkeit (Tzn. 44 GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
• Zeitgerechtheit (Tzn. 45ff GoBD; § 146 Abs. 1 AO)
• Unveränderbarkeit (Tzn. 58 ff. GoBD, § 146 Abs. 4 AO)

Defizite können dann zu Zuschätzungen oder dem Nichtanerkennen (Vollschätzung) der Buchungsgrundlagen führen.

Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems bezieht, muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus

• einer allgemeinen Beschreibung der Organisation Arztpraxis,
• einer Anwenderdokumentation (wie erstelle ich eine Rechnung selbst oder mit PVS),
• einer technischen Systemdokumentation (Server, Backup, GoBD-konforme Speicherung) und
• einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020.

Ein Schwerpunkt ist die Dokumentation der Erstellung von Rechnungen und ihrer revisionssicheren Ablage, die Erfassung von Belegen/ Rechnungen, Kassenbuchbelegen, Kontoauszügen, etc. zur Realisierung der papierlosen Praxis. Es wird detailliert hinterfragt, wer mit welchen Systemen und wie die Belegablage organisiert ist, um dann auch wirklich auf die Aufbewahrung von Originalen zu verzichten. Nur die Beschreibung dieser Prozesse erlaubt Ihnen auf die Aufbewahrung von Papier zu verzichten.

Die Verfahrensdokumentation ist so aufzubereiten, dass sie von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachgeprüft werden kann. Wenn Sie die Dateien aus der Erstellung der Privatliquidationen in Ihrem PVS aufbewahren, ist das zB nicht der Fall, da es ein Prüfer ablehnen wird, sich in Ihr PVS einzuarbeiten, um Ihre Rechnungen zu prüfen. Auch aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen Sie ihm keinen Zugang zu Patientendaten verschaffen.

Wann ist ein Beleg in Papierform und wann elektronisch aufzubewahren?

Je nach Erstellung ordnen die GoBD die generierten Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein. Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. In diesem Fall muss gewährleistet werden, dass die Rechnung in Papierform in die Buchführung eingeht.

Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg.

In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig.

Auch durch die Speicherung als PDF-Format kann keine Konformität zu den GoBD hergestellt werden. Denn auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben. Hier gibt es verschiedene preiswerte Lösungsansätze.

Eine ähnliche Behandlung müssen Sie auch gegenüber eingehenden Belegen gewährleisten, die Sie per E-Mail oder als Download erhalten.

Die Dokumentation hat einen Umfang zwischen 50 und 70 Seiten zzgl. Anhänge. Regelmäßig geht Ihre Verpflichtung zur Dokumentation nur bis zu dem Punkt, wo Sie Ihre Daten an den Steuerberater weiterleiten, bzw., von ihm zurück bekommen, Stichwort Pendelakte. Die Erstellung selbst sollte sich aufgrund des Informationsbedarfs nicht länger als einen Monat hinziehen.

Die vorstehenden Erläuterungen sind sehr komplex. Gern stehe ich für ein kostenloses Telefonat zur Verfügung.